Dando cumplimiento a lo dispuesto en laLey estatutaria 1581 de 2012 y al Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la sociedadWETRACKING SAS adopta la presente política para el tratamiento de datospersonales, la cual será informada a todos los titulares de los datosrecolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades,comerciales o laborales que realice la compañía.La empresa WETRACKING SAS en calidad de responsabley/o encargada del tratamiento de datos personales, genera la siguiente políticade tratamiento de datos personales que se aplicará a los clientes, proveedores,trabajadores, contratistas y a cualquier tercero que en virtud de algún vínculoo alianza suministre datos que requieran del tratamiento dispuesto en la ley, garantizandolos derechos de privacidad, intimidad, y buen nombre, en el tratamiento de losdatos personales, en consecuencia, todas sus actuaciones se regirán por lossiguientes principios:
Principio de Legalidad:El Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a loestableció en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de Finalidad:El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con laConstitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. En locorrespondiente a la recolección de datos personales, la empresa ARC FIRE SASse limitarán a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para lafinalidad con la cual fueron recolectados o requeridos.
Principio de Libertad:El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, einformado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos odivulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicialque releve el consentimiento. Así mismo,en caso de que el titular de los datos desee retractarse de la autorización deuso inicialmente otorgada, podrá hacerlo libremente.
Principio de Calidad:La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta,actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datosparciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de Transparencia:En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener delresponsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquiermomento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos quele conciernan.
Principio de acceso y Circulaciónrestrictiva: El tratamiento se sujeta a los límitesque se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposicionesde la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacersepor personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en laley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrá estardisponible en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva,salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimientorestringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento deberá manejarse con las medidas técnicas,humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a losregistros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso noautorizado o fraudulento.
Principio de Confidencialidad:La empresa WETRACKING SAS está obligada a garantizar la reserva de lainformación, inclusive después de finalizada su relación con alguna de laslabores o actividades que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizarsuministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda aldesarrollo de las actividades autorizadas en la ley.
Las expresiones utilizadas en mayúsculasen esta Política tendrán el significado que aquí se les otorga, o elsignificado que la ley o la jurisprudencia aplicable les den, según dicha ley ojurisprudencia sea modificada de tiempo en tiempo.
a) Autorización: Es el consentimiento previo, expreso einformado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus DatosPersonales.
b) Base de Datos: Es el conjunto organizado de DatosPersonales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera quefuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.
c) Dato Personal: Es cualquier información de cualquiertipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales ojurídicas determinadas o determinables.
d) Dato Público: Es el Dato Personal calificado como talsegún los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no seasemiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativosal estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad decomerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reservaalguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entreotros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletinesoficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no esténsometidas a reserva.
e) Dato Sensible: Se entiende por datos sensibles aquellosque afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar sudiscriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, laorientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenenciaa sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevaintereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos ygarantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a lasalud, a la vida sexual y los datos biométricos.
f) Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica,pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice elTratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
g) Titular del Dato Personal: Es la persona natural o jurídica a quiense refiere la información que reposa en una Base de Datos, y quien es el sujetodel derecho de hábeas data.
h) Autorizado: Es la Compañía y todas las personas bajola responsabilidad de la Compañía, que por virtud de la Autorización y de estasPolíticas tienen legitimidad para Tratar los Datos Personales del Titular. ElAutorizado incluye al género de los Habilitados.
i) Habilitación: Es la legitimación que expresamente ypor escrito mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue laCompañía a terceros, en cumplimiento de la Ley aplicable, para el Tratamientode Datos Personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados delTratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición.
j) Responsablede Tratamiento: Esla persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asociocon otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los DatosPersonales.
k) Transferencia: Es el Tratamiento de Datos Personalesque implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de laRepública de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamientopor el Encargado por cuenta del Responsable.
l) Transmisión: Es la actividad de Tratamiento de DatosPersonales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o conterceras personas, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia,cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquieractividad de Tratamiento por el receptor del Dato Personal.
m) Tratamiento de Datos Personales: Es toda operación y procedimientosistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación,ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación,evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de DatosPersonales, así como también su transferencia a terceros a través decomunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.
Los Datos Personales tratados por laempresa WETRACKING SAS deberán someterse estricta y únicamente a lasfinalidades que se señalan a continuación. Así mismo los Encargados o tercerosque tengan acceso a los Datos Personales por virtud de Ley o contrato,mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades:
a) Gestionar toda la información necesariapara el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registroscomerciales, corporativos y contables de WETRACKING SAS.
b) Cumplir con los procesos internos de WETRACKINGSAS en materia de administración de proveedores, aliados, contratistas yempleados.
c) Cumplir los contratos de servicioscelebrados con los clientes o cualquier alianza que tenga inmersa una finalidadde tipo comercial y/o social.
d) Prestar sus servicios de acuerdo con lasnecesidades particulares de los clientes de la empresa WETRACKING SAS, con elfin de cumplir los contratos de servicios celebrados, incluyendo, pero sinlimitarse a la verificación de afiliaciones y derechos de los individuos a loscuales los clientes de la empresa WETRACKING SAS prestarán sus servicios.
e) Las demás finalidades que determinen los responsablesen procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que seancomunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datospersonales.
f) El proceso de archivo, de actualizaciónde los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de laempresa WETRACKING SAS
g) Procesos al interior de la compañía, confines de desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas.
h) La transmisión de datos a terceros conlos cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para finescomerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos, incluyendo, pero sinlimitarse a la expedición de carnés, certificados personalizados ycertificaciones a terceros, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
i) Mantener y procesar por computadora uotros medios, cualquier tipo de información relacionada con el negocio delcliente con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
j) Las demás finalidades que determinen los responsablesen procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin dedar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de laspolíticas de la empresa WETRACKING SAS.k) Efectuar las gestiones pertinentes parael desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual decualquiera de los productos y servicios ofrecidos, así como dar cumplimiento ala ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales oadministrativas.l) Gestionar trámites (solicitudes, quejas,reclamos), realizar análisis de riesgo, efectuar encuestas de satisfacciónrespecto de los bienes y servicios de la empresa.
m) Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a lafuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación demercados y cualquier tercero con el cual la empresa posea un vínculocontractual de cualquier índole.
n) Dar a conocer, transferir y/o trasmitir los datospersonales dentro y fuera del país, a terceros a consecuencia de un contrato,ley o vínculo lícito que así lo requiera o para implementar servicios ofrecidospor la empresa WETRACKING SAS.
o) Para el envío y recepción deelementos o material publicitario de acuerdo con los requerimientos de lasfunciones demandadas y sostenibilidad de los negocios de la empresa.
p) Controlar y prevenir el fraude encualquiera de sus modalidades.
El responsable deltratamiento de datos personales y otra información de los Titulares es laempresa TOS SAS, con dirección y domicilio en Diagonal 79B No 71B 86 BOGOTÁ -CUNDINAMARCA; teléfono: 2529406; correo electrónico: gestionhumana@grouptso.com páginaweb http://arcfire.net/.
Conforme a lalegislación vigente, los titulares de la información tienen el derecho deconocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorizaciónpara su tratamiento. En especial, de conformidad con el artículo 8 de la Ley1581 de 2012, son derechos de los Titulares los siguientes:
a) Conocer,actualizar y rectificar sus datos personales
b) Solicitarprueba de la autorización otorgada
c) Serinformado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datospersonales;d) Presentarante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lodispuesto en la ley
e) Revocarla autorización y/o solicitar la supresión del dato
f) Accederen forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Procedimiento paraejercer sus derechos. En caso de que desee ejercer sus derechos, el Titulardeberá enviar un correo electrónico o físico a las direcciones de contactoestablecidas en la presente Política de Tratamiento. El procedimiento que seseguirá para dichas comunicaciones, serán los que se indican a continuación:
1. Peticiones y Consultas Sobre Datos Personales.
Cuando el titular de los datos o sus causahabientes deseen consultar lainformación que reposa en la base de datos de la empresa WETRACKING SASresponderá la solicitud en plazo máximo diez (10) días hábiles encumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no fuere posibleatender la consulta dentro de dicho término, se informará al Titular, se leexpresará los motivos de la demora y se le señalará la fecha en que se atenderásu consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes alvencimiento del primer término.
2.Revocación de autorización, retiro osupresión de la Base de Datos y reclamos Sobre Datos Personales.
Cuando eltitular de los datos o sus causahabientes consideren que la informacióncontenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización osupresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de losdeberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante laempresa WETRACKING SAS, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 1.El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la empresa WETRACKING SAS,con la identificación de los Titulares, la descripción de los hechos que danlugar al reclamo, la dirección, y se anexarán los documentos que se quieranhacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, la empresa WETRACKING SAS, podrárequerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepcióndel reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde lafecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la informaciónrequerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que la empresaWETRACKING SAS, no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado aquien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará dela situación al Titular, con lo cual quedará relevada de cualquier reclamacióno responsabilidad por el uso, rectificación o supresión de los datos. 2. Unavez recibido el reclamo completo, cuando este no pueda ser resuelto de maneraexpedita y siempre y cuando sea técnicamente posible, se incluirá en la base dedatos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo de este,en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenersehasta que el reclamo sea decidido. 3. El término máximo para atender el reclamoserá de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fechade su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dichotérmino, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que seatenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) díashábiles siguientes al vencimiento del primer término. El retiro o supresión noprocederá cuando exista un deber contractual o legal de permanecer en la basede datos de la empresa ARC FIRE SAS, como, por ejemplo, para el cumplimiento dedeberes contables, tributarios, comerciales o jurídicos.
Cualquiercambio sustancial en las políticas de tratamiento, se comunicará de formaoportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales decontacto.
8.1 Control Acceso
Las áreas donde se ejecutan procesosrelacionados con información confidencial o restringida deben contar concontroles de acceso que sólo permitan el ingreso a los colaboradoresautorizados y que permita guardar la trazabilidad de los ingresos y salidas.
8.2 Video Vigilancia
La sociedad cuenta con cámaras de video vigilancia que tienen comofinalidad dar cumplimiento a las políticas de seguridad física, cumpliendo conlos parámetros establecidos en la Guía para la Protección de Datos Personalesen Sistemas de Videovigilancia, expedidos por la SIC como autoridad decontrol. Las imágenes deberán ser conservadas por un tiempo máximo de 30 días.En caso que la imagen respectiva sea objeto o soporte de una reclamación,queja, o cualquier proceso de tipo judicial, hasta el momento en que searesuelto.
Esta Política rige a partir del 26 de noviembrede 2024. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidospermanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidady necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidadesmencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados.
Cualquier cambio sustancial en laspolíticas de Tratamiento de datos personales, se comunicará de forma oportuna alos titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o através del sitio web: https://www.tso.com/
Para los titulares que no tengan acceso amedios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, secomunicará a través de avisos abiertos en la sede principal de la empresa. Estapolítica tendrá una versión resumida, puesta en conocimiento general y de usuariosde los servicios, contratos, empleos y actividades de la sociedad, encumplimiento de lo señalado en la Ley 1582 de 2012, decretos reglamentarios ydemás normas concordantes y vigentes.
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THOMAS SCHONLAU
REPRESENTANTE LEGAL